Ngày 18 tháng 5 năm 2007,
Chính phủ ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng
thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (sau đây gọi là Nghị định số
79/2007/NĐ-CP). Triển khai thi hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, trong những năm
qua, Ủy
ban nhân dân cấp huyện, cấp xã trên toàn quốc đã bố trí nguồn nhân lực,
cơ sở vật chất để thực hiện nhiệm vụ được giao, đáp ứng cơ bản nhu cầu của cá
nhân, tổ chức trong việc chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản. Bản
sao được chứng thực từ bản chính (sau đây gọi là bản sao có chứng thực) có giá
trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính, do đó phần nào đã tạo thuận lợi cho
người dân, tạo sự yên tâm cho cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận, giải quyết thủ
tục hành chính. Theo quy định tại Điều 6 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP thì:
"1. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được
chứng thực từ bản chính không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu.
2. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao không có chứng thực có quyền yêu cầu xuất
trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu phải ký xác nhận vào bản sao và
chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính". Thực
hiện quy định này, một số cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp
luật có liên quan đến thủ tục hành chính đã quy định theo hướng, cá nhân, tổ
chức có quyền lựa chọn việc nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực hoặc
nộp bản sao không có chứng thực xuất trình kèm bản chính để đối chiếu.
Tuy nhiên, trên thực tế, để
đáp ứng yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính, đa số các cá nhân, tổ chức vẫn
phải nộp bản sao có chứng thực giấy tờ, văn bản. Chính vì vậy, nhu cầu chứng
thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản của cá nhân, tổ chức ngày càng gia
tăng, từ đó dẫn đến tình trạng sử dụng bản sao có chứng thực đã vượt quá sự cần
thiết và trở thành hiện tượng "lạm dụng" bản sao có chứng thực. Qua
tổng kết công tác chứng thực từ năm 2007 đến nay cho thấy, mỗi năm, Ủy ban
nhân dân cấp huyện, cấp xã trên toàn quốc đã thực hiện chứng thực hàng trăm
triệu bản sao. Việc làm này không những gây phiền hà, tốn kém cho người dân,
lãng phí cho xã hội mà còn tạo nên áp lực, quá tải đối với Ủy ban
nhân dân cấp huyện, cấp xã trong công tác chứng thực.